留学干货 | 如何写邮件？看这一篇就够了！

发布时间：2024-04-02 热度：127

对于每一位留学生来说，必须学会的一项技能就是写邮件！在与学校或者教授日常沟通时都需要用到邮件，包括课表、学期考核、请假、考试信息等……那么如何写一篇正确且不失礼貌的Email，显得尤为重要。

本期内容将为留学生分享干货——如何写一篇高效、正式、有礼貌的Email？让你的留学生活无负担！留学生们快快收藏起来！

英文邮件的基本结构一般是标题+问候语开头+主体+结尾+落款！

邮件标题

在发邮件前，我们先确认使用学校电子邮箱发送，这样比较正式。

首先，邮件的标题要简明扼要点明主旨。例如

✅问作业：Question about （问题主体）

✅约见面：Asking for an appointment

✅请假：Excused Absence

问候语和开头

问候语指的是邮件开头对收件人的称呼，根据与对方的熟悉情况来写，注意千万不要拼错老师的姓名。

✅一般格式：Dear ➕ title ➕ last name

✅教授/老师：Dear Professor ➕ last name Dear Dr. ➕ last name

✅已经上过该老师的课，老师说可以直接叫名字或昵称：Dear ➕ First name

打完招呼之后，要加一句问候语以示礼貌。例如

✅万能问候语

I hope you have a good weekend/holiday

Hope this email finds you well

邮件正文

礼貌问候之后，一定要先向老师介绍自己，切忌一上来就直接问导师问题！一般介绍自己都是（名字+学号+课程编号）。

例如I’m a student (id: xxx)in your ➕课程名称和编号。

这样有利于老师更准确地理解你的问题，更快做出回复。

自介绍完毕后直接进入主题，写出你的诉求和来信理由，简短且列出重点，遵守正确、清晰、简洁的原则。

不同内容有不同模板，具体比如

✅当你想表达意图或者寻求帮助时 

I am writing to you regarding...

I am reaching out because …

I still have great difficulty in...

✅当你是再次发送邮件时

I am resending this email just in ease you missed my previous email on ➕具体日期

I just would like to follow up this email sent x days ago regarding  

✅当你想要寻求更详细的解释时

I didn’t fully understand… could you please explain that again?

I didn’t quite get your point about xxx

✅当你想要请假或者延期

I apologize for missing your xxx class yesterday.could you please give me some time /an extension on_

Because of__ I’ll be away from campus. I’m writing to apologize for my absence from class

✅当你是在回复邮件时

Thanks for your feedback……

thank you for getting back to me

邮件结尾

邮件结尾分为结束语和落款两部分

结束语一般是期待回信，表示感谢，感谢老师为此付出的宝贵时间，例如

✅Thank you for your time and effort.

✅Many thanks in advance for your kind guidance.

落款可以写Best wishes / Yours sincerely / Kind Regards...最后附上你的名字即可。

邮件常用语言

✅老师回复了邮件需要表示感谢时

Thanks very much for getting in touch

✅希望老师尽快回复时

I'm writing to follow up on my email I sent earlier this week regarding the question of xxx

✅没有及时回复老师邮件

Sorry that it took me so long to get back to you

✅在邮件中添加附件

I have attached the xxx. I look forward to your review of it

✅课程相关问题

I have a question about

I am confusedon...

✅请假不能上课：I am emailing you to let you know that I have missed / will miss the class on 星期几 due to...

邮件小tips

✅一定要仔细检查英文拼写、语法以及导师姓名，确保使用正式的语气和敬语，避免使用表情符号或非正式的英语单词缩写，是否附上附件（如有）以及收件人邮箱是否正确，一般邮件一旦发出就无法撤回。

✅不要全文通篇都使用大写字母，这样虽然有强调之意但是也显得不礼貌。

✅邮件发出后先耐心等待，不要没过多久就再发新邮件去催促。

✅务必每天都查阅收件箱和垃圾邮件，当有重要通知时，学校和教授一般都会通过邮件形式告知，但有时候邮件可能会因为系统原因被转移至垃圾邮件，所以大家要记得养成全面查看邮箱的习惯。

✅收到回复后，一定要告知导师已收到邮件。如果导师给了你相关问题的解答或者发送给你需要的资料，切记告诉他已收到并感谢他的答疑。

邮件模板

Dear Professor XXX

My name is XXX, and I am a student from your course 111.

I am writing this email because I have some difficulties structuring my research paper. I was wondering if you would be kind enough to havea quick look at the outline. Any suggestion would be appreciated.

Thank you and I am looking forward to your kind reply.

Best Wishes,

XXX

关键词：出国留学,英文邮件写作